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MODELACIÓN, SIMULACIÓN Y
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN LA
GESTIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
UNIVERSITARIOS
PROCESSES MODELING, SIMULATION AND
AUTOMATIZATION IN THE MANAGEMENT OF UNIVERSITY
ACADEMIC SERVICES
Ana Elizabeth Congacha Aushay
1
Víctor J. García
2
1. Ingeniera en Sistemas. Magister en Gerencia informática. Diplomado en Diseño Curricular por
Competencias. Diplomado en Manejo de la Información a través del Internet. Universidad
Nacional de Chimborazo, Docente de la Carrera de Ingeniería en Sistemas y Computación,
Riobamba-Ecuador. E-mail: acongacha@unach.edu.ec
2. Ingeniero en Electrónica. MSc en Ingeniería de Control. PhD en Ciencia e Ingeniería de
Materiales. Universidad Nacional de Chimborazo, Investigador Prometeo, Riobamba-
Ecuador. E-mail: vgarcia375@gmail.com
Citación sugerida:
Congacha Aushay, A.E. y García, V.J. (2017). Modelación, simulación y automatización de procesos en la gestión
de servicios académicos universitarios. 3C Tecnología: glosas de innovación aplicadas a la pyme, 6(2), 32-51.
DOI: <http://dx.doi.org/10.17993/3ctecno.2017.v6n2e22.32-51>.
Recepción: 23 de febrero de 2017
Aceptación: 12 de mayo de 2017
Publicación: 14 de junio de 2017
Ana E. Congacha Aushay y Víctor J. García
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RESUMEN
Comúnmente, en el ámbito universitario la estructura organizativa se caracteriza en que cada
departamento se centra en resolver las tareas asignadas. Sin embargo, el servicio entregado es el
resultado de la interacción transversal de diferentes áreas verticales de la institución. Esta compleja
interacción sumada a la gestión y administración con procedimientos de precaria sistematización que
demandan de manera importante la intervención humana, impactan significativamente la eficiencia
y eficacia de la gestión de servicios académicos (GSA). Así, nos planteamos como objetivo desarrollar
una plataforma informática que de soporte a la GSA como el de las Prácticas Pre-profesionales (PPP)
de la Carrera de Sistemas y Computación. Para lograr nuestro objetivo sistematizamos el proceso de
selección de la herramienta informática requerida, modelamos el proceso de servicio, validamos el
desempeño del modelo y automatizamos el proceso de gestión de las PPP. Nuestra metodología
permitió identificar a Bizagi Studio como la tecnología apropiada por su funcionalidad, escalabilidad y
capacidad de integración. Además, nuestros resultados muestran que la metodología propuesta
permitió desarrollar una plataforma eficiente y eficaz para la gestión de las PPP.
ABSTRACT
The organizational structure of a university is characterized by each department focusing on solving
the tasks assigned. However, the service delivered is the result of the cross-sectional interaction of
different vertical areas of the institution. The complex interplay between organizational units and the
precarious systematization of the management and administration process —which usually demand
a major human intervention— threatens the efficiency and effectiveness of the delivered services.
Thus, we aimed to develop a computer platform that supports the MES as the Pre-Professional
Practices (PPP) of the Systems and Computing Career. We systematized the selection process of IT
tools, modeled the PPP service process, validated the model performance and automated the PPP
management process. Our method allowed us to identify Bizagi Studio as the proper technology,
because of its functionality, scalability and integration capacity. Also, our results showed the proposed
method allows to develop an efficient and effective platform for PPP management.
PALABRAS CLAVE
Sistemas de administración de procesos de negocio, simulación, BPM, BPMS, BPMN.
KEY WORDS
Business process management systems, simulation, BPM, BPMS, BPMN.
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1. INTRODUCCIÓN
El acelerado proceso de cambio que, a nivel mundial, se ha venido desarrollando en todos los ámbitos
del quehacer humano, la globalización, influencia y alienta cada vez más la agilidad de los procesos
en las organizaciones.
La gestión de procesos de negocio (BPM), es una disciplina que se convierte en un medio para lograr
los objetivos del negocio (Jeston & Nelis, 2015). En este campo las herramientas de gestión de
procesos de negocio (BPMS) brindan el soporte para construir aplicaciones BPM pues manejan el ciclo
de vida de los procesos de negocio: modelamiento, ejecución, monitorización y optimización.
Un aspecto crucial es la modelación y simulación del proceso, fases que se pueden apoyar utilizando
las herramientas incorporadas en las BPMS. La modelación diseña y diagrama un flujo de proceso que
permite entender y analizar los procesos con el fin de proponer mejoras de manera iterativa y la
simulación evalúa el desempeño del modelo antes de ejecutarlo con diferentes configuraciones y
durante largos períodos de tiempo, para reducir las probabilidades de incumplir los requerimientos
de negocio.
Bajo este contexto, la necesidad de mejorar la gestión de los procesos académicos es un reto continuo
que deben asumir las instituciones de educación superior con miras a la acreditación y cumplimiento
de sus objetivos estratégicos institucionales. En este sentido, el plan estratégico de desarrollo
institucional 2012-2016 (PEDI) de la Universidad Nacional de Chimborazo (UNACH), determina como
una de sus políticas el mejoramiento e innovación de los procesos académicos, administrativos, de
investigación y de vinculación, con sujeción a las disposiciones constitucionales, legales y
reglamentarias.
Como consecuencia, la presente investigación tiene como objetivo modelar, simular y automatizar
soluciones de mejora de procesos basadas en BPM en el ámbito universitario considerando como
muestra al proceso de gestión de PPP de la Carrera de Sistemas y Computación (Congacha, 2015). Así,
la siguiente estructura los procesos serán modelados siguiendo la notación internacional BPMN
(Business Process Model and Notation), llevándolos desde el modelado, luego a la simulación
utilizando el modelador, Bizagi Modeler hasta la automatización, apoyados por una BPMS.
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2. METODOLOGÍA
Este estudio se llevó a cabo siguiendo 4 etapas, las cuales son descritas a continuación:
2.1. SELECCIÓN DE LA SUITE BPM
Para la selección de la BPMS se utilizaron los resultados de los informes de análisis de tecnologías de
las consultoras Forrester (Richardson & Miers, 2013), Gartner (Sinur & Hill, 2010) y del instituto de
ingeniería de software experimental Fraunhofer (Adam, Riegel, & Koch, 2013). También se
consideraron las recomendaciones generadas por la herramienta de software en línea que
proporciona Technology Evaluation Centers (TEC) en términos de las necesidades particulares de la
institución, requerimientos específicos de la aplicación que se desea. Se realizó una cross-validación
de los diferentes resultados y se encontraron coincidencias que dieron soporte a la selección de la
suite BPM más apropiada.
Criterios de consultoras: Forrester consideró 59 criterios de evaluación que se encuentran dentro de
las categorías: oferta actual, estrategia y presencia en el mercado, identificando 10 proveedores de
software BPM más importantes (Véase Gráfico 1).
Gráfico 1. Forrester Wave: BPM Suites, Q1 2013.
Fuente: Adaptado Forrester Research, Inc.
Gráfico 2. Cuadrante Mágico para BPMS.
Fuente: Adaptado Gartner (Octubre 2010).
Gartner consideró más de 60 proveedores a nivel mundial y 25 cumplieron los criterios de inclusión
(Véase Gráfico 2), fundamentados en escenarios de uso como: soporte a un programa de
mejoramiento continuo de procesos, implementación de una solución de procesos específica para
una industria o compañía, soporte a una iniciativa de transformación de negocios, soporte al rediseño
de una arquitectura orientada a servicios basada en procesos.
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La investigación utilizó el estudio realizado por Gartner en octubre del 2010, debido a que en las
posteriores publicaciones se menciona a los iBPMS, una evolución del mercado de BPMS y se centra
en un nuevo caso de uso IBO “operaciones de negocio inteligentes”, conjuntos de características, aún
no consideradas en el presente estudio por factor comparativo.
Criterio instituto de ingeniería de software experimental: En este apartado se analizó la investigación
realizada por el instituto alemán Fraunhofer - Ingeniería de Software Experimental (IESE) en
colaboración con la empresa de consultoría SP Consulting Ltd. Un total de nueve Suites BPM (Véase
Gráfico 3) participaron en el estudio. Cada proveedor presentó su producto a expertos especializados
y a científicos, cada participante tuvo que trabajar en los mismos escenarios y sus soluciones fueron
comparadas y evaluadas en el contexto del estudio.
Los requisitos se consolidaron en las siguientes categorías: modelado de procesos, proceso de
implementación, integración de sistemas, ejecución, gestión en tiempo de ejecución, proceso de
control, gobernanza BPM, calidad de corte transversal, administración y configuración.
Gráfico 3. Cuadrante de Confort - Potencia de las Suites BPM investigadas.
Fuente: Adaptado, Fraunhofer IESE (Diciembre 2013).
Informe de requisitos de alto nivel: En esta sección se ingresó las funcionalidades de la BPMS
requeridas por la institución (Véase Tabla 1) en el software en línea que proporciona TEC, generando
la lista inicial de proveedores con su producto lo que se constata en el Gráfico 4, determinando las
BPMS que cumplen las especificaciones institucionales.
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Tabla 1. Funcionalidades de la BPMS requeridas por la institución.
Funcionalidad
Descripción
Detalle
Industria o
Segmento Vertical
Educación
Superior
Universidad Nacional de Chimborazo
Carrera de Ingeniería en Sistemas
Especificaciones
Gestión de
cambio
Armonización y seguimientos de todos los cambios hechos a los
procesos, el objetivo es minimizar el riesgo de afectar la entrega
del servicio.
Colaboración en
diseño
Permanente y eficiente comunicación entre la empresa
proveedora y la institución.
Gestión de correo
electrónico
Permite administrar, encaminar y responder a un alto volumen
de correo electrónico.
Gestión de
archivos
electrónicos.
Permite guardar y administrar grandes volúmenes de archivos
electrónicos. Archivar y auditar.
Gestión del
aprendizaje
Permite a organizaciones manejar y programar todos los
aspectos de la enseñanza y la capacitación para asegurar que los
empleados aprendan y mantengan sus habilidades.
Computación
Móvil
Posibilidad de una persona de trabajar con un dispositivo
computarizado desde diferentes lugares.
Gestión de
seguridad
Se usa para regular y documentar su uso, así como protegerlos
contra su uso o acceso desautorizado.
Encuestas
Permiten a la institución solicitar y recopilar información para
propósitos de evaluación
Gestión del flujo
de trabajo
Permite manejar procesos creando flujos de tareas que deben
realizarse en forma secuencial o en paralelo.
Número de
Empleados
251 a 500
Tomado de la Ley de Transparencia 2014 y el Directorio de
servidores públicos, docentes y personal que pertenece al
Código de Trabajo total de 500 empleados docentes y personal
administrativo.
Presupuesto para
este proyecto
$0 a $25.000
Creación del prototipo: Muchos tipos de pruebas se pueden
llevar a cabo para ahorrar tiempo y dinero en errores de diseño.
Fuente: elaboración propia.
Gráfico 4. Lista inicial para la evaluación de suites BPM.
Fuente: Technology Evaluation Centers. Gestión de los procesos empresariales (BPM).
http://itadvisor.technologyevaluation.com
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DOI: http://dx.doi.org/10.17993/3ctecno.2017.v6n2e22.32-51
2.2. MODELADO DEL PROCESO PPP
Este trabajo utilizó la metodología BPM:RAD® – Rapid Analysis & Design (Véase Gráfico 5) para
modelar y diseñar el proceso académico, el reglamento de PPP de la Facultad de Ingeniería (UNACH-
Ingeniería, 2013) fue un insumo importante para el desarrollo de esta etapa de la investigación pues
permitió especificar los requerimientos de los nodos del proceso, los procesos fueron modelados en
Bizagi Modeler siguiendo la notación internacional BPMN.
Gráfico 5. Fases metodología BPM: RAD® – Rapid Analysis & Design.
Fuente: Elaboración propia
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Gráfico 6. Metodología BPM: RAD® aplicada al proceso prácticas pre-profesionales.
Fuente: Elaboración propia.
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Gráfico 7. Diagrama Estructurado Procesos: Gestión Prácticas
Fuente: elaboración propia.
Gráfico 8. Diagrama de Flujo Lógico: Verificar y Registrar informe periódico.
Fuente: elaboración propia.
Tabla 2. Subprocesos y actividades del proceso: verificar y registrar informe.
No.
SubProceso
Actividades
1.
Recibir y verificar
informe
1.1 Recibir el informe periódico de actividades realizadas en las prácticas pre
profesionales.
1.2 Verificar que el informe periódico cumpla lo requerido como: formato,
archivo en donde conste la firma del Jefe inmediato de la plaza.
2.
Registrar y notificar
Informe
2.1 Registrar o almacenar informe periódico en la Base de Datos.
2.2 Enviar una notificación que el informe periódico está correcto.
Fuente: Elaboración propia.
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Gráfico 9. Modelo Entidad –Relación: Gestión de Prácticas Pre-profesionales.
Fuente: Elaboración propia.
Gráfico 10. Modelo de Funcionamiento: Verificar y Registrar informe quincenal.
Fuente: Elaboración propia.
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2.3. AUTOMATIZACIÓN DEL MODELO GENERADO EN LA BPMS
Se generó el modelo de datos a partir del modelo entidad-relación, se procedió a crear las interfaces
que permiten interactuar con el flujo de proceso automatizado, se aplicó reglas, estableciendo que
procedimientos deben ser ejecutados y las condiciones que deben ser evaluadas y controladas.
También se asignaron los usuarios a cada una de las actividades del proceso, esto permitió direccionar
adecuadamente el trabajo al recurso pertinente.
2.4. VALIDACIÓN
Para evaluar el desempeño de la solución generada, se utilizó el estándar BPSim (Wfmc, Status,
Attribution, & By, 2013) en los escenarios de simulación: validación del proceso y análisis de tiempo,
del modelador Bizagi Modeler, en donde la aleatoriedad es simulada usando funciones de distribución
de probabilidades de ocurrencia para así establecer los flujos de secuencia y el enrutamiento de
“tokens”, además para reflejar la variabilidad en los tiempos de proceso y en la ejecución de cada
actividad.
Gráfico 11. Fragmento de la Simulación: Ejecución
de la validación del proceso.
Fuente: Elaboración propia.
Gráfico 12. Fragmento de la Simulación: Ejecución
de análisis de tiempo.
Fuente: Elaboración propia.
En validación de proceso las propiedades del escenario de simulación fueron unidad de tiempo: días,
duración: 200 días (Véase Gráfico 11). Se definieron las probabilidades de los caminos de las
compuertas a partir de datos históricos, como ejemplo de las probabilidades de los flujos de secuencia
podemos mencionar los siguientes: número de llegadas 100 y la compuerta resultados del análisis
configurada con valores de Aprobada 90%, Rechazada 10%.
En el análisis de tiempo se definió el intervalo entre la generación de instancias de proceso y los
tiempos estimados para cada actividad (véase Gráfico 12). Para la primera se utilizó un valor constante
en unidades expresadas en número de días y para la segunda una distribución de probabilidades
discreta de Poisson (Johnson, Kemp, & Kotz, 2005).
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La distribución de Poisson se emplea para describir la demanda (necesidades) de servicios con una
variable aleatoria discreta que asume valores enteros (0,1,2,3,4,5 y así sucesivamente).
Al asumir esta distribución estamos considerando que se cumplen los siguientes enunciados: a) La
probabilidad de que exactamente un estudiante inicie su proceso de PPP es un número muy pequeño
y es constante para cada intervalo de tiempo (por ejemplo en un segundo). b) La probabilidad de que
dos o más estudiantes lleguen en un intervalo de un segundo es tan reducida que podemos asignarle
un valor cero. c) El número de estudiantes que llegan en determinado intervalo de un segundo es
independiente del momento en que el intervalo de un segundo ocurre durante la hora de gran
afluencia de estudiantes. d) El número de llegadas en cualquier intervalo de un segundo no depende
del número de arribos de cualquier otro intervalo de un segundo.
La simulación permitió comprobar número de instancias completadas, tiempo promedio por
actividad, tiempo total de procesamiento por entrada.
ÍNDICE DE EFICIENCIA: PARA MEDIR EL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PPP
BASADO EN TECNOLOGÍA BPM RESPECTO A LA ADMINISTRACIÓN ACTUAL TOMAMOS LA FÓRMULA:




(1)
Donde
es el valor que representa el número de días que demora el sistema automatizado y

es el valor que representa el número de días que demora el sistema manual. Para definir la media
general del sistema se toma en cuenta la media geométrica dada por:

 
 
(2)
Donde E
1
,
E
2
, E
3
es el índice de eficiencia calculado para las fases de inscripción, seguimiento y
aprobación respectivamente, según ecuación (1).
3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
A continuación, se presentan los resultados obtenidos para cada una de las etapas enunciadas en
materiales y métodos.
3.1. SELECCIÓN HERRAMIENTA BPMS
Por medio de la intersección de los resultados generados por las consultoras Gartner, Forrester y el
instituto Fraunhofer se logró identificar como elemento común la plataforma Bizagi, en los conjuntos
de resultados de partida (Véase Gráfico 13). Además, el informe de Technology Evaluation Centers
determinó que Bizagi es la herramienta tecnológica que apoya y cumple con los requisitos de alto
nivel. La Gráfico 14 visualiza las debilidades y fortalezas de los productos seleccionados, basadas en
los requisitos institucionales requeridos. Los números fuera de la gráfica corresponden a los números:
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1) Educación, 2) Funcionalidades comunes, 3) Número de empleados y 4) Presupuesto. Los números
en el medio (0, 20, 40, 60, 80, 100) representan valores porcentuales que cuantifican la habilidad del
producto para satisfacer las necesidades.
Gráfico 13. Intersección Suites BPM.
Fuente: Elaboración propia.
Gráfico 14. Análisis de debilidades y fortalezas basadas en los requisitos.
Fuente: Technology Evaluation Centers. Gestión de los procesos empresariales (BPM).
http://itadvisor.technologyevaluation.com
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Adicionalmente, y para la toma de decisiones, se consideró la existencia de: soporte internacional
24/7, soporte local, casos de éxito, material de apoyo, profesionales con experiencia en el país y
características del proveedor como: presencia en el país, oferta de capacitación, compromiso de
garantía sobre funcionamiento.
La síntesis de los resultados obtenidos en la selección de la suite BPM identificó a Bizagi como la
plataforma de negocios digitales idónea por su funcionalidad, escalabilidad y capacidad de integración
apoyando los requerimientos específicos de la UNACH.
3.2. MODELADO DEL PROCESO DE PPP
La aplicación de la metodología BPM:RAD® para modelar y diseñar procesos orientados a tecnologías
BPM, el seguimiento de su enfoque y técnicas fueron factores esenciales para controlar el flujo de
trabajo del escenario en cuestión, permitiendo diagramar claramente cada una de las tareas que
componen el proceso, definiendo variables de estado, tiempos de espera, usuarios responsables de
tareas, tiempos del proceso y por tarea, en consecuencia, se generó el Diseño BPM (Véase Gráfico 15)
implementado con la ayuda de la herramienta BPMS, Bizagi Studio.
Gráfico 15: Diseño BPM: Gestión de Prácticas Pre-profesionales.
Fuente: Elaboración propia.
3.3. AUTOMATIZACIÓN DEL MODELO GENERADO EN LA BPMS
Para transformar el modelo de proceso generado en una aplicación y flujo de trabajo real, se obtuvo
el modelo de datos relacional (Véase Gráfico 16) que describe los detalles de cómo se almacenan los
datos en el ordenador utilizando la herramienta BPMS. Se crearon las formas o interfaces de usuario
que permiten la interacción con la aplicación a través de un portal web de trabajo, cada actividad
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tiene una forma asociada que muestra información del proceso. A modo de ejemplo, en el Gráfico 17
se visualiza la forma: Registrar inscripción.
Además, se establecieron las reglas de negocio que garantizan una correcta ejecución de los
procedimientos y las condiciones que deben ser evaluadas y controladas en el flujo de proceso. En la
Tabla 3, se puede observar ejemplos de compuertas divergentes implementadas en el sistema y se
definió participantes para cada actividad del proceso, asignando criterios y reglas de asignación.
Gráfico 16: Modelo de Datos: Gestión de Prácticas Pre-profesionales.
Fuente: Elaboración propia.
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Gráfico 17. Formulario Registrar inscripción.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 3. Ejemplos de rutas utilizadas en la
automatización del Proceso PPP.
Compuertas
Ruta
Plan OK?
>=7?
Fuente: Elaboración propia.
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3.4. VALIDACIÓN
En la Tabla 4 se presentan los resultados generados al ejecutar la simulación que permitió la validación
del proceso. En la tabla 4 se puede observar que el funcionamiento es el esperado dado que el número
de instancias creadas (100) es igual al número de instancias completadas (91 + 9). Las instancias se
encaminan a las diferentes estancias de acuerdo a las probabilidades definidas.
Tabla 4. Resultados de la simulación, validación del proceso. Bizagi.
Nombre
Tipo
Instancias
completadas
PracticasPreprofesionales
Proceso
100
Plan Ok?
Compuerta
216
Revisar Plan de Prácticas
Tarea
216
Inicio
Evento de inicio
100
Elaborar Plan de Prácticas
Tarea
216
Resultado del Análisis
Compuerta
100
Notificar Rechazo
Tarea
9
Notificar Inscripción - Asignacion
Tarea
91
Notificar sugerencias o cambios
Tarea
125
Registrar Tribunal
Tarea
91
Registrar Informe Final
Tarea
91
Registrar Resolución de la Revisión
Tarea
93
Ingresar Evaluación trabajo Escrito
Tarea
91
Resolución Ok?
Compuerta
93
Ingresar Evaluación Defensa
Tarea
96
Cancelar Prácticas
Evento intermedio
100
Notificar Aprobación Plan
Tarea
91
Notificar a Tribunal
Tarea
2
Notificar Evaluación Trabajo Escrito
Tarea
91
Aplicar Sugerencias
Tarea
2
>=7?
Compuerta
96
Notificar Practicas Aprobadas
Tarea
91
Registrar Inscripción
Tarea
100
Analizar Inscripción
Tarea
100
Seguimiento
Tarea
91
Notificar Cancelación
Tarea
100
Fuente: Elaboración propia.
En la Tabla 5 se muestran los resultados del análisis de tiempo. Los resultados en este nivel
proporcionan una idea general del tiempo total para el proceso. Para este caso concreto se define el
tiempo que un estudiante demora en realizar sus PPP completando las fases de inscripción,
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ISSN: 2254 – 4143
DOI: http://dx.doi.org/10.17993/3ctecno.2017.v6n2e22.32-51
seguimiento y aprobación es decir desde el momento en que solicita la inscripción, hasta que su
proceso completo de gestión de PPP es aprobado.
Con base en los resultados de esta simulación por ejemplo, en promedio un estudiante puede
demorar 106 días, 4 horas, 9 minutos y 48 segundos en completar las fases (inscripción, seguimiento
y aprobación) del proceso PPP.
Tabla 5. Resultados de la simulación, análisis de tiempo. Adaptado Bizagi.
Instancias
Tiempo
Nombre
Tipo
Completadas
Iniciadas
Máximo
(d)
Promedio
(d)
Total (d)
PracticasPreprofesionales
Proceso
100
100
185d
13m
106d 4h
9m 48s
10617d
10h 1m
Plan Ok?
Compuerta
218
218
Revisar Plan de Prácticas
Tarea
218
218
14d
4d 18h
3m 18s
1036d
Elaborar Plan de Prácticas
Tarea
218
218
10d
3d 3h
24m 46s
685d
Resultado del Análisis
Compuerta
100
100
Notificar Rechazo
Tarea
11
11
1m
1m
11m
Notificar Inscripción -
Asignacion
Tarea
89
89
1m
1m
1h 29m
Notificar sugerencias o
cambios
Tarea
129
129
1m
1m
2h 9m
Registrar Tribunal
Tarea
89
89
12d
5d 1h
20m 53s
450d
Registrar Informe Final
Tarea
89
89
10d
4d 18h
36m 24s
425d
Registrar Resolución de la
Revisión
Tarea
94
94
11d
5d 7h
39m 34s
500d
Ingresar Evaluación
trabajo Escrito
Tarea
89
89
5d
2d 32m
21s
180d
Resolución Ok?
Compuerta
94
94
Ingresar Evaluación
Defensa
Tarea
92
92
17d
9d 18h
31m 18s
899d
Cancelar Prácticas
Evento
intermedio
100
100
Notificar Aprobación Plan
Tarea
89
89
1m
1m
1h 29m
Notificar a Tribunal
Tarea
5
5
1m
1m
5m
Notificar Evaluación
Trabajo Escrito
Tarea
89
89
1m
1m
1h 29m
Aplicar Sugerencias
Tarea
5
5
2d
1d
5d
>=7?
Compuerta
92
92
Notificar Practicas
Aprobadas
Tarea
89
89
1m
1m
1h 29m
Registrar Inscripción
Tarea
100
100
2d
10h 48m
45d
Analizar Inscripción
Tarea
100
100
5d
1d 14h
52m 48s
162d
Seguimiento
Tarea
89
89
70d
70
6230d
Notificar Cancelación
Tarea
100
100
1m
1m
1h 40m
Fuente: Elaboración propia.
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Finalmente, se calculó el índice de eficiencia del proceso PPP (Véase Tabla 6). Así, la fase de inscripción
automatizada presentó un 89% de eficiencia respecto al proceso manual, la fase de seguimiento un
20% y la fase de aprobación un 91%. La eficiencia del proceso automatizado completo se mide por la
media de los índices de las fases y está dada por 55%.
Tabla 6. Índice de Eficiencia proceso PPP.
Fases
Manual
(días)
Automatizado
(días)
Índice de eficiencia
INSCRIPCIÓN
92,0*
10**
89%
SEGUIMIENTO
88,0*
70**
20%
APROBACIÓN
295,0*
26**
91%
*tiempo obtenido al calcular la media de la muestra ** tiempo promedio
generado en la simulación.
Fuente: Elaboración propia.
4. CONCLUSIONES
La gestión en una institución universitaria hace que el servicio entregado al cliente sea el resultado de
la interacción transversal de diferentes áreas verticales de la estructura organizacional. En este
contexto complejo y de mucha incertidumbre, el aporte de nuestro trabajo se orienta a la
sistematización, desarrollo y consolidación de los procesos orientados a tecnologías BPM en
instituciones universitarias.
Un aspecto relevante en el desarrollo de nuestro trabajo ha sido el abstraer las cualidades esenciales
del proceso de gestión, sintetizar, modelar y controlar la dinámica del flujo de trabajo de PPP a través
del uso de la BPMS como apoyo a la gestión de procesos de negocio. Así, se ha mostrado que es
posible mejorar sustancialmente el grado de cumplimiento de objetivos funcionales en la gestión de
procesos académicos.
Como futura extensión de la investigación, dada la creciente demanda de inteligencia operativa se
plantea la incorporación de métodos de la ciencia de datos, así como el análisis de la evolución de las
herramientas BPMS llamadas iBPMS para dar soporte e inteligencia a los procesos de gestión
académica en instituciones universitarias.
5. AGRADECIMIENTOS
Se expresa agradecimiento al Proyecto Prometeo de la Secretaria Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación de la República del Ecuador.
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6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Congacha, A. E. (2015). Los sistemas de gestión de procesos en la administración de prácticas pre-
profesionales en la Escuela de Ingeniería en Sistemas y Computación de la Universidad Nacional
de Chimborazo en el período 2013. Pontificia Universidad Católica del Ecuador. Retrieved from
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Jeston, J., & Nelis, J. (2015). Business Process Management Practical Guidelines to Successful
Implementations. In CEUR Workshop Proceedings (Vol. 1542, pp. 33–36).
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004.
Johnson, N. L., Kemp, A. W., & Kotz, S. (2005). Univariate Discrete Distributions (3rd ed.). John Wiley
& Sons.
Richardson, C., & Miers, D. (2013). The Forrester Wave
TM
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Inc., 1–21.
Sinur, J., & Hill, J. B. (2010). Magic Quadrant for Business Process Management Suites. Reproduction,
164485(October), 1–21. https://doi.org/10.1038/nature00899.
UNACH-Ingeniería. (2013). Reglamento. Riobamba: No. 405-HCD-15-07-2013.
Wfmc, D. N., Status, D., Attribution, C. C., & By, C. C. (2013). Business Process Simulation Specification,
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